Inzichten en tools IBM pilotprogramma: aanscherpen regioplan

Aanscherpen regioplan

Ter ondersteuning en ter inspiratie van de regioplannen zijn de inzichten van het IBM pilotprogramma – waar twee STO regio’s eind 2018 aan mee hebben gedaan – gebundeld in verschillende werkboeken. De werkboeken bevatten theorie over de verschillende onderdelen van het plan, tips voor goed projectmanagement en oefeningen om met elkaar aan de slag te gaan.

Op dit moment is uw regio hard aan de slag om voor 1 april een plan in te dienen voor een duurzaam, dekkend en kwalitatief hoogstaand techniekaanbod in de regio. Maar daarna gaat het écht beginnen: de plannen gezamenlijk uitvoeren. Een goede voorbereiding in de ‘laatste loodjes’ naar 1 april toe en een verdere uitwerking in de periode na 1 april zijn hiervoor belangrijk. Zo zorgt u ervoor dat het voor u en uw regiopartners bij de start van de uitvoering van het project helder is wat u met elkaar wilt creëren, waarom u dat wilt en wat de planning en rolverdeling is.

De inzichten en oefeningen van het IBM pilotprogramma kunnen uw regio hierbij helpen. Uitgangspunt van de aanpak in de werkboeken is dat u gedurende het proces gezamenlijk zorgdraagt voor het bedenken en uitvoeren van de plannen en dat de samenwerkingspartners zich eigenaar blijven voelen van het plan.

De werkboeken volgen elkaar logisch op en gaan over het volgende:

  • 1. Samenstellen van de regiovisie: waar willen we als regio naartoe?

    We starten in dit werkboek met het beantwoorden van een aantal vragen om de context van de regio scherp te krijgen. De visie van de samenwerkingspartners dient aan te sluiten op de bredere regionale context waarin de samenwerking zal plaatsvinden. Een goede analyse van de regionale context is dus cruciaal om te waarborgen dat uw activiteiten straks de gewenste impact zullen hebben. Het ondersteuningsteam van Sterk Techniekonderwijs heeft voor elke regio regioportretten beschikbaar gesteld voor de cijfermatige onderbouwing van de regionale context. De gezamenlijke interpretatie van de regio is echter vooral belangrijk (het verhaal achter de getallen). In dit werkboek worden een aantal verdiepende vragen aangereikt om met elkaar in gesprek te gaan over de regionale context en over de uitdagingen waar u en uw partners voor staan.

    De visie/ambitie van de regio geeft de eindbestemming en daarmee richting van de transitie aan: waar willen we als regio staan in de toekomst? Aan de hand van een creatieve oefening in ‘innovatief denken’ gaat u met elkaar in gesprek over de huidige uitdagingen en vormt deze om naar een nieuwe ‘ideale’ situatie.

    Download werkboek 1
  • 2. Design Thinking Toolbox: Verzamelen van ideeën ter verbetering van de kwaliteit van het onderwijs

    Uw aanvraag bevat een plan van aanpak voor de transitie van het huidige naar het beoogde technisch onderwijsaanbod. De regeling vertelt u waar u uiteindelijk naartoe moet, maar niet hoe u daar komt. Dat mogen u en uw regiopartners zelf bedenken. Dat biedt mogelijkheden, maar ook een uitdaging: hoe realiseer je échte verandering, zonder dat het oude wijn in nieuwe zakken is?

    Dit werkboek bevat een toolbox die diverse handvatten biedt om te denken en te handelen als een ontwerper. De toolbox is gebaseerd op de principes van Design Thinking: mensgerichte methode om te komen tot vernieuwende ideeën die aansluiten op de wensen en behoeften van de personen die straks gebruik gaan maken van de producten en diensten uit uw regioplan. Als u de toolbox gebruikt in een werksessie begrijpt u niet alleen deze gebruikers beter, maar ook uw samenwerkingspartners.

    Download de toolbox
  • 3/4. Plan van aanpak ter verbetering van de kwaliteit en kwantiteit van technisch vmbo aanbod

    U zult vanaf het begin oog moeten hebben voor de uitvoering van de verschillende projecten waarvoor u subsidie aanvraagt. Datgene wat u schetst in de plannen moet u ook waarmaken. Een goede voorbereiding en projectmanagement helpen hierbij. Voor werkboek 3 & 4 is gebruikgemaakt van de “plan on a page” methodiek. Met behulp van deze methodiek worden alle benodigde componenten van de aanvraag uitgewerkt.

    Werkboek 3
    In werkboek 3 gaat u aan de slag met de afbakening van uw plan, doelstellingen, resultaten, bijbehorende mijlpalen en activiteitenplanning.

    Download werkboek 3

     

    Oefening Mijlpalen & Veri-model

     

    Werkboek 4
    In werkboek 4 gaat u aan de slag met de risico-inventarisatie en beheersmaatregelen, de besturing, procesafspraken, rapportage en begroting.

    Download werkboek 4

     

    Oefening begrotingsposten

Hoe te gebruiken?

Werkboeken 1, 3 en 4 worden als PowerPoint presentatie aangeboden, zodat u gemakkelijk de verschillende elementen in kunt zetten tijdens bijvoorbeeld een werksessie. U kunt de werkboeken gebruiken als aanscherping op uw subsidieaanvraag of als verdere uitwerking van het projectplan van uw regio na 1 april. U bepaalt zelf welke elementen voor u relevant en belangrijk zijn. De PowerPoints zijn bedoeld als verdieping en oefening. Niet alles uit de werkboeken hoeft dus terug te komen in uw subsidie aanvraag. Kijk hiervoor goed naar het beoordelingskader en de formats van DUS-I.

Vul de oefeningen en theorieën uit de werkboeken eventueel zelf aan.

De werkboeken bevatten een aantal oefeningen die u samen met uw regiopartners uit kunt voeren. Het actief betrekken en betrokken houden van uw interne en externe partners is essentieel om het plan voor de regio op te stellen, aan te scherpen én uit te voeren. U kunt de oefeningen en bijbehorende theorie dus behandelen in werksessies met docenten, teamleiders, directeuren, ondernemers, beleidsmedewerkers, etc.

Achtergrond pilotprogramma
IBM is met twee pilotregio’s aan de slag gegaan om verschillende onderdelen van het regionale plan voor Sterk Techniekonderwijs (STO) in werksessies vorm te geven*. In vier workshops gingen betrokkenen van vmbo-scholen, mbo’s en het bedrijfsleven met elkaar aan de slag. Creatief en projectmatig werken stonden hierbij centraal. De workshops zijn op basis van de ervaringen uit het pilotprogramma door het ondersteuningsteam van Sterk Techniekonderwijs verwerkt tot verschillende werkboeken.

Tijdens het IBM pilotprogramma werd één ding duidelijk: voor het opstellen en uitvoeren van een goed projectplan zijn ten minste twee dingen nodig: tijd en betrokkenheid. Dit om over ambities en visies te discussiëren, zaken uit te zoeken, op één lijn te komen en uiteindelijk afspraken helder op papier te zetten. Ieder uur hier aan besteedt, is een investering die dubbel terugverdiend wordt. Bepaal zelf of het handig is om de werkboeken hierbij te gebruiken.
* Het pilotprogramma is een bijdrage in natura van IBM