03 maart 2019

Eerste ervaringen met de voorschouw

Regioplannen ingediend voor de voorschouw

Op 28 februari waren er 36 regioplannen ingediend voor de voorschouw (op 1 maart 50 stuks). De medewerkers van DUS-I doen hun uiterste best zo snel mogelijk op deze plannen te reageren. De eerste regio’s hebben inmiddels een reactie ontvangen. Afgesproken is dat op plannen die voor 1 maart ingediend zijn binnen een werkweek gereageerd wordt. Op plannen die op of na 1 maart worden ingediend wordt zo snel mogelijk gereageerd, dat kan iets langer dan een werkweek duren.

De medewerkers van DUS-I kijken tijdens de voorschouw kritisch naar de conceptplannen en geven een uitgebreide terugkoppeling. Dat schrikt de aanvragers soms af! Het doel van de voorschouw is om de regio’s te helpen om een aanvraag in te dienen die een goed beeld geeft van hoe de regio eruit ziet, duidelijk doelen stelt en concrete activiteiten beschrijft om de doelen te bereiken.

Enkele tips op basis van de eerste ervaringen

  • Maak de activiteit zo concreet mogelijk (beschrijf het wat, hoe en door wie).
  • Koppel de activiteiten zoveel mogelijk aan het doel maar ook bijvoorbeeld aan een bedrijf/profiel. Bij tekorten in  bijvoorbeeld de bouw is te verwachten dat de activiteiten zich daarop zullen richten. Koppel de activiteiten BWI aan het (specifieke) bedrijf wat hierbij betrokken is.
  • In veel regio’s zijn er activiteiten rondom meerdere profielen. Beschrijf de activiteiten zo concreet mogelijk (wat hoe en wie) per profiel (beroep).

Samenwerkingsovereenkomst

Een onderdeel van de aanvraag is een ondertekende samenwerkingsovereenkomst. Hierin worden alle partners opgenomen die de samenwerkingsovereenkomst ondertekenen. Daarnaast wordt beschreven hoe de projectorganisatie eruit ziet met de taken en verantwoordelijkheden (ondersteun dit bijvoorbeeld met organogram). Beschrijf op welke wijze de projectorganisatie zorgt voor sturing en toeziet op een efficiënte inzet en verantwoording van middelen, samenwerking, planning, evaluatie en communicatie. Vaak is er een stuur- project- en/of werkgroep. Wie gaat wat en wanneer doen? Denk ook aan de inzet van docenten: zij moeten de plannen uitvoeren en kunnen dat niet alleen naast hun lessen doen.

Regiovisie en activiteitenplan

De aanvraag bestaat onder andere uit een regiovisie en een activiteitenplan. De regiovisie is een belangrijk onderdeel maar het activiteitenplan is net zo belangrijk. De regiovisie bevat in veel gevallen behoorlijk wat informatie (en pagina’s). Het activiteitenplan moet aansluiten bij de doelen en activiteiten genoemd in de regiovisie. Dat is niet altijd het geval. Uiteindelijk moet de beoordelingscommissie een oordeel vellen. Zij moeten een beeld krijgen van het wat, het hoe en wie wat gaat doen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de activiteiten zo concreet en specifiek mogelijk worden beschreven. (Bijvoorbeeld, in de werkgroep BWI zit één docent van school A, één van school B en mbo docent (domein X), wat gaat de werkgroep doen en beschrijf X en het aantal uren x 50,00).
Er hoeft niet tot op de datum, dag en leerling aangegeven te worden wat er gedaan gaat worden, maar alleen een omschrijving als ‘leerlingen van de basisschool interesseren voor techniek’ is te vaag, evenals ‘het inrichten van een doorlopende leerlijnen die in 2021 klaar is’. Geadviseerd wordt om de activiteit en de verschillende stappen om het komen tot het beoogde doel te beschrijven en daarbij ook tussentijdse mijlpalen op te geven. Dit maakt ook evaluatie mogelijk (heb ik mijn doel gehaald).
Op basis van de aanvraag moet de commissie een beeld krijgen: wat zijn de doelen, activiteiten (het wat, wie en hoe). Dan pas kan zij een oordeel geven. Belangrijkste advies: neem de beoordelingscommissie mee in de plannen, maak activiteiten concreet en koppel daaraan de begroting, zodat de commissie ziet wat er wanneer door wie gedaan wordt en hoeveel dit kost.

Digitale aanvraagformulier

Opvallend is dat in veel voorschouwen veel grafieken/tabellen/cijfers gekopieerd worden en in de regiovisie terugkomen. Dat is prima maar is niet altijd nodig. De noodzakelijke zaken kunnen gekopieerd worden maar het advies is om zoveel mogelijk te verwijzen, bijvoorbeeld naar de regioportretten. Dit om binnen de 25 pagina’s te blijven.
Het digitale aanvraagformulier staat online. Hierin worden de algemene gegevens gevraagd. U kunt het aanvraagformulier opstarten van uit het regioportret. De gegevens uit het regioportret worden automatisch overgenomen. Deze gegevens hoeven niet ook nog een keer in de regiovisie en het activiteitenplan opgenomen te worden maar komen wel terug, voor zover het de deelnemers in de regio betreft, in de samenwerkingsovereenkomst.
De regiovisie en het activiteitenplan bevat samen maximaal 25 pagina’s. Verwijzingen naar pagina’s in bijlagen (in een voetnoot) zijn prima en worden meegenomen. Losse bijlagen, waarnaar in de regiovisie of het activiteitenplan niet wordt verwezen, worden niet meegenomen.

Dubbele informatie

Veel regio’s geven aan het moeilijk te vinden binnen de 25 pagina’s te blijven. Uit de voorschouw blijkt dat er vaak dubbele informatie in plannen staat. Geadviseerd wordt het plan door een buitenstaander met gevoel voor taal (een docent Nederlands, een journalist) te laten lezen. Zij zijn vaak in staat dubbelingen te verwijderen en in minder woorden hetzelfde te zeggen.

Cofinanciering

Uit verschillende regio’s horen we dat het moeilijk is om (op tijd) getekende samenwerkingsovereenkomsten met bedrijven aan te leveren én dat bedrijven het lastig vinden om voor 4 jaar cofinanciering te tekenen.
De cofinanciering hoeft niet in de vorm van contant geld plaats te vinden, maar kan ook in de vorm van inzet van bedrijven bij gastlessen, excursies, beroepsgerichte keuzevakken enz. Inzet van mensen, machines en materiaal kan gekapitaliseerd worden. Ook is het mogelijk bedrijven te laten tekenen voor een principeafspraak, bijvoorbeeld x-duizend euro per jaar en dat later verder uit te werken.